U.O. Affari Generali ed economato

Notifiche – messo comunale:

• Notifica atti richiesti da altri Enti, nonché quelli dei vari uffici.
• Tenuta dei vari registri di notifica compresi quelli degli atti giudiziari consegnati dal Tribunale di Pistoia.
• Tenuta in deposito delle notifiche dei 140/143.
• Gestione della parte amministrativa relativa al pagamento e alla richiesta rimborso delle notifiche con cadenza trimestrale, predisposizione degli atti di accertamento ed impegno di spesa.

Protocollo:

• Attività di protocollazione in entrata e in uscita compresi i vari canali
  pec. Smistamento delle pratiche protocollate ai vari uffici.

Affari Generali:

• Assicurazioni: Adempimenti relativi ai servizi di assicurazione e contatti con il broker.
• Predisposizione bando, gestione e affidamento del servizio assicurativo e di brokeraggio.
• Inoltro sinistri/infortuni alle varie compagnie tramite il broker e invio delle relazioni tecniche fornite dell’UTC/PM.
• Gestione delle negoziazioni assistite e delle citazioni.
• Pagamento premi e franchigie, nonché regolazioni premi.
• Contratti: Funzioni di assistenza ed adempimenti relativi in ordine ai contratti a rogito del Segretario
• Generale nei quali l'Ente è parte interessata, in collaborazione diretta con il Segretario rogante.
• Tenuta del repertorio e vidimazione quadrimestrale presso agenzia entrate, gestione su Urbipa del programma “Gare e contratti” per inserimento contratti telematici di appalto e successiva registrazione.
• Registrazioni atti non telematici presso Agenzia Entrate e Territorio.
• Ricerche varie repertori con accesso agli atti.
• Servizi Cimiteriali: Gestione amministrativa delle pratiche inerenti i servizi cimiteriali quali: concessioni colombari/ossari/loculi, estumulazioni, tumulazioni, decreti, in collaborazione con il custode dei cimiteri cittadini.
• Ricerche varie contratti di concessione anni precedenti.
• Contratti decennali e ventennali per il servizio d’illuminazione votiva.
• Servizio postale: Predisposizione gara per servizio postale, smistamento posta e invio al protocollo.
• Tenuta dei contatti con la ditta appaltatrice del servizio e controllo degli invii attraverso il sito dedicato.
• Liquidazione fatture per i servizi postali.
• Gestione Sala del Consiglio comunale.

Economato e Provveditorato:

• Economato: Gestione della cassa economale. Rendiconti trimestrali e
  revisione di cassa.
• Anticipi di spese minute di carattere urgente.
• Resa del conto di fine anno su modello 23.
• Provveditorato: acquisto di beni d’uso, materiali d’ufficio e beni mobili
  in genere per l’intera struttura comunale.
• Pagamento tasse automobilistiche di tutti i veicoli di proprietà del
  Comune.
• Gestione dei contratti relativi a: utenze, noleggio veicoli, noleggio
  stampanti e multi-funzioni, rifornimento carburante, servizio pulizie
  degli uffici comunali.

Portineria:

• Servizio di portineria e centralino.
• Punto di prima informazione e accoglienza dell'utenza, collaborazione con l’ufficio protocollo per ritiro ed invio posta.
• Collaborazione con segreteria del Sindaco e invio giornaliero quotidiani.
• Consegna materiale in supporto ad Alia.
• Servizio uscita del Gonfalone.
• Assistenza per matrimoni ed unioni civili.
• Pulizia terrazzo e scala di accesso all’Ente nonché pulizia settimanale del Sacrario.